Silakan masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda untuk mengakses sistem pengelolaan persediaan obat yang terintegrasi. Pastikan data yang diinput sesuai dengan akun yang telah terdaftar untuk menjaga keamanan dan akurasi data farmasi.
Gunakan kredensial resmi Anda untuk mengelola data farmasi.
Panduan Komprehensif & Operasional Interaktif bagi Petugas Farmasi & Pengelola Obat Puskesmas se-Kabupaten Subang. Mencakup siklus lengkap Perencanaan (RKO), Penerimaan Obat, Distribusi Sub Unit, Pelayanan Resep, LPLPO Bulanan, Retur 3 Skenario, hingga Stok Opname & Pelaporan Akuntansi (Permenkes 74/2016, Permendagri 108/2016 & 90/2019).
Pengelolaan sediaan farmasi (Obat, Vaksin, BMHP, Reagen) di Puskesmas melalui sistem I-PA terhubung secara langsung dengan Gudang Farmasi UPTD Dinas Kesehatan Kabupaten Subang. Sistem mengimplementasikan rantai pasok 3 tingkatan organisasi:
Pengadaan PBF $\to$ Penerimaan Faktur $\to$ Pengiriman via SBBK UPTD ke Puskesmas
Verifikasi Fisik $\to$ Konfirmasi Masuk $\to$ Stok Induk Bertambah $\to$ Distribusi Sub Unit
Apotek, Rawat Inap, IGD, Pustu, Poskesdes, Lab, Poli Gigi menerima obat
Penyerahan obat resep $\to$ Pencatatan Pemakaian Riil $\to$ Menghitung LPLPO
Penerimaan PKM.Distribusi Sub Unit dan mencatat pemakaian pasien di Pemakaian PKM.LPLPO, generate otomatis perhitungan bulanan, periksa stok optimum & permintaan obat, simpan, lalu cetak laporan resmi.BASO, menyusun kertas kerja rekonsiliasi (KKR), dan laporan persediaan Permendagri 108 & 90.Petugas Farmasi dan Pengelola Obat Puskesmas dapat mengunduh berkas buku panduan resmi (E-Book PDF) di bawah ini sebagai bahan acuan praktik, pelatihan, dan arsip operasional di fasilitas pelayanan kesehatan:
Modul tata cara pencatatan dan pengendalian obat di Puskesmas. Materi standar resmi untuk pelatihan teknis dan praktik terbimbing petugas farmasi faskes.
Buku petunjuk teknis pengoperasian sistem informasi I-PA mencakup seluruh rantai pasok: penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemantauan, dan evaluasi gudang.
Menu Profil PKM/Instansi terletak pada menu navigasi Pengaturan > Profil PKM/Instansi.
Pengaturan ini bersifat WAJIB diisi dengan lengkap dan akurat, karena identitas pejabat akan otomatis ditarik sebagai penandatangan lembar pengesahan resmi pada dokumen LPLPO, SBBK, BASO, KKR, Kwitansi, dan Berkas SPJ.
Kode Unit (contoh: 1.02.01.28.00) dan Nama Unit / Puskesmas telah sesuai dengan wilayah kerja Anda.
Menu Data Sub Unit terletak pada navigasi Master > Data Sub Unit.
Sub Unit adalah seluruh unit pelayanan obat di bawah naungan Puskesmas yang menerima alokasi sediaan farmasi dari Gudang Induk Puskesmas.
| Kode Sub Unit | Nama Sub Unit | Fungsi / Peruntukan |
|---|---|---|
1.02.01.xx.1 |
Apotek Puskesmas | Pelayanan resep obat rawat jalan pasien umum & BPJS. |
1.02.01.xx.2 |
Perawatan / Rawat Inap | Depo obat untuk pasien rawat inap, observasi, dan IGD. |
1.02.01.xx.3 |
Ruang Obat / Tindakan | Kebutuhan obat darurat dan tindakan medis cepat. |
1.02.01.xx.4 |
Laboratorium | Penyimpanan reagen pemeriksaan dan BMHP laboratorium. |
1.02.01.xx.5 |
Poli Gigi | Penyediaan anestesi lokal, bahan tambal, dan sediaan dental. |
1.02.01.xx.6 |
KIA / PONED | Obat-obatan kebidanan, oksitosin, vitamin, dan pertolongan persalinan. |
1.02.01.xx.7 |
Gudang ED (Karantina) | Tempat penampungan obat yang rusak atau mendekati masa expired sebelum diretur ke UPTD. |
1.02.01.xx.8 |
Sub Unit Penyesuaian | Penampung transaksi penyesuaian selisih hasil Stok Opname fisik. |
1.02.01.xx.9+ |
Pustu / Poskesdes / Polindes | Jaringan fasilitas pelayanan kesehatan di desa binaan luar gedung Puskesmas. |
Rencana Kebutuhan Obat (RKO) tahunan disusun oleh Petugas Farmasi Puskesmas sebagai dasar perencanaan anggaran pengadaan obat (DPA, APBD, BLUD, DAK) oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Subang.
Kebutuhan = (Konsumsi Riil 12 Bulan Lalu + Buffer Stock 10-20% + Lead Time Keterlambatan) - Sisa Stok Riil
Setiap alokasi obat yang dikirim oleh Gudang Farmasi UPTD Dinkes Subang akan menerbitkan dokumen Surat Bukti Barang Keluar (SBBK).
Dokumen ini secara otomatis terhubung ke akun Puskesmas penerima melalui menu Penerimaan PKM dan Rekap Penerimaan.
PMK/365/PBHPR/IX/2026).Menu Distribusi Sub Unit digunakan saat Petugas Gudang Induk Puskesmas menyalurkan obat ke ruang pelayanan internal (Apotek, Rawat Inap, IGD, Laboratorium, Poli Gigi, Pustu, Poskesdes).
Distri & Pemakaian PKM > Distribusi Sub Unit, lalu klik tombol Baru.No. SBBK : Nomor bukti barang keluar (contoh: 9.1/PBHPR/2026/APT)Tanggal : Tanggal penyerahan obatNama Sub Unit : Pilih Sub Unit tujuan (contoh: Apotek Pkm Pmk)Jenis Keluar : Pilih Distribusi Ke SubunitSumber Anggaran & Program : Sesuaikan dengan alokasi (APBD / PBHPR / JKN)Distri & Pemakaian PKM > Rekap Dist. Sub Unit. Laporan ini dapat difilter per Sub Unit, Tanggal, atau Sumber Dana.
Menu Pemakaian PKM mencatat obat yang digunakan langsung dalam pelayanan pasien (resep harian rawat jalan, rawat inap, pelayanan imunisasi, program TB/Kusta/HIV, dan tindakan gawat darurat).
Data pemakaian yang di-input pada modul ini akan otomatis ditarik sistem ke kolom Pemakaian ($PK$) pada modul LPLPO di akhir bulan. Jika petugas lupa mencatat pemakaian, sisa stok pada LPLPO akan terbaca sangat tinggi, yang berakibat permintaan alokasi obat bulan berikutnya menjadi 0 (nol)!
Distri & Pemakaian PKM > Pemakaian PKM, lalu klik tombol Baru.LPLPO (Lembar Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) adalah dokumen paling vital dalam tata kelola farmasi Puskesmas berdasarkan Permenkes No. 74 Tahun 2016. Dokumen ini berfungsi ganda: sebagai laporan pertanggungjawaban persediaan bulan lalu sekaligus lembar usulan permintaan pasokan obat bulan berikutnya ke UPTD Gudang Farmasi.
| Kolom LPLPO | Singkatan | Mekanisme Perhitungan Sistem I-PA |
|---|---|---|
| Stok Awal | SA |
Otomatis diambil dari nilai Sisa Stok ($SS$) LPLPO bulan sebelumnya ($M-1$). |
| Penerimaan | P |
Akumulasi obat masuk dari konfirmasi SBBK UPTD pada bulan berjalan. |
| Persediaan | PS |
Rumus: $PS = SA + P$ (Total stok yang tersedia selama bulan berjalan). |
| Pemakaian | PK |
Total pengeluaran riil ke Sub Unit dan resep pelayanan pasien. |
| Rusak / ED | ED |
Akumulasi obat rusak atau expired yang dialihkan ke gudang karantina / retur. |
| Sisa Stok | SS |
Rumus: $SS = PS - PK - ED$ (Kondisi saldo stok fisik di akhir periode). |
| Permintaan Obat | PO |
Logika Buffer Safety Stock Otomatis: Jika $SS < (0.25 \times PS)$, maka $PO = (0.50 \times PS)$. Menjamin fasilitas kesehatan tidak mengalami kekosongan obat (stock-out). |
| Pemberian UPTD | Pemberian |
Diisi oleh Verifikator Gudang Farmasi UPTD saat menerbitkan alokasi SBBK. |
Ketikkan angka simulasi di bawah ini untuk melihat bagaimana sistem I-PA menghitung Persediaan, Sisa Stok, dan Kebutuhan Permintaan Obat secara otomatis:
LPLPO > LPLPO, lalu klik tombol Baru.PMK/09/LPLPO/PBHPR/2026, tentukan Tanggal Rekap (cut-off), pilih Sumber Dana (APBD/JKN/PBHPR/Rutin), Periode Laporan (Bulan & Tahun), serta jumlah kunjungan resep Umum, BPJS, dan Gratis.
Dalam tata kelola sediaan farmasi di Kabupaten Subang, sistem I-PA memfasilitasi 3 Jalur Retur Obat sesuai dengan skenario operasional di lapangan:
Menu: Retur > Retur Subunit PKM
Digunakan saat Sub Unit (Pustu / Apotek / IGD) mengembalikan kelebihan obat atau obat slow-moving kembali ke Gudang Induk Puskesmas agar bisa dialihkan ke poli lain.
Menu: Retur > Retur PKM Ke UPTD
Pengembalian obat dari Puskesmas ke Gudang Farmasi UPTD Dinkes Subang akibat mendekati masa ED (3-6 bulan sebelumnya), penarikan (recall), atau kelebihan kuota alokasi.
Menu: Retur > Retur PKM Ke Pihak Ke 3
Pengembalian obat program khusus langsung ke distributor/rekanan/PBF rekanan Dinkes apabila ditemukan cacat mutu pabrikan atau garansi penggantian barang.
Menu Stok PKM pada navigasi Stok Opname > Stok PKM adalah modul pusat audit persediaan sediaan farmasi Puskesmas.
Modul ini menyediakan kartu stok real-time, validasi keseimbangan buku vs fisik, serta format pelaporan standar akuntansi Pemerintah Daerah Kabupaten Subang.
Membandingkan seluruh obat yang diterima dari UPTD dengan total obat yang telah dilaporkan terpakai. Nilai selisihnya harus sama persis dengan total sisa stok di seluruh ruangan Puskesmas.
Membandingkan barang masuk dengan pengeluaran ke sub unit. Nilai selisihnya adalah saldo fisik yang harus ada di Gudang Induk Puskesmas saat pemeriksaan fisik.
| Nama Tombol | Nama Laporan | Fungsi & Tujuan Audit |
|---|---|---|
| rinc_obat | Kartu Stok Obat | Menampilkan riwayat kronologis mutasi obat per item (Saldo Awal, Masuk SBBK, Keluar Subunit, Saldo Akhir). |
| lap_baso | Berita Acara Stok Opname (BASO) | Dokumen pertanggungjawaban fisik resmi ditandatangani Petugas Obat, Petugas Barang, dan Kepala PKM. |
| lap_baso_konsol | BASO Konsolidasi | Laporan stok opname gabungan antara gudang induk puskesmas dan seluruh subunit binaannya. |
| kkr | Kertas Kerja Rekonsiliasi (KKR) | Menampilkan tabel komparasi selisih lebih (*surplus*) atau selisih kurang (*shortage*) stok fisik vs catatan buku. |
| rinc_108 | Laporan Permendagri No. 108/2016 | Klasifikasi aset persediaan obat berdasarkan kodefikasi barang inventaris milik daerah (BKAD). |
| rinc_90 | Laporan Permendagri No. 90/2019 | Klasifikasi aset persediaan berdasarkan nomenklatur perencanaan dan pengelolaan keuangan daerah (BPKAD). |
Menu Unduh Laporan SPJ IPA terletak pada bilah menu navigasi teratas. Modul ini memfasilitasi Puskesmas untuk mengunduh seluruh berkas pertanggungjawaban pendampingan Tenaga Ahli Pengelolaan Obat per Caturwulan (CW1, CW2, CW3) secara terpadu.
Jawaban: Sistem IPA memiliki mekanisme penguncian tanggal transaksi (__waktukunci).
Jika tanggal dokumen yang Anda masukkan lebih lampau dari batas tanggal cut-off yang ditetapkan oleh Administrator Dinas Kesehatan, tombol aksi otomatis disembunyikan demi menjaga validitas data SPJ/BASO yang sudah disahkan.
Solusi: Pastikan tanggal dokumen berada dalam periode aktif, atau hubungi Admin Dinkes untuk dispensasi cut-off.
Jawaban: Pengiriman obat dari UPTD berstatus "Dalam Perjalanan" sampai Petugas Farmasi Puskesmas membuka menu Penerimaan PKM dan mengklik tombol konfirmasi terima. Segera lakukan verifikasi fisik dan konfirmasi penerimaan agar stok bertambah di kartu stok Anda.
Jawaban: Sistem I-PA menghitung permintaan otomatis hanya jika Sisa Stok ($SS$) berada di bawah 25% dari Persediaan ($PS$). Jika sisa stok Anda masih di atas 25%, sistem menilai stok di faskes masih mencukupi (*buffer aman*). Jika kebutuhan riil meningkat (misalnya karena wabah atau lonjakan pasien), Anda dapat melakukan penyesuaian kuantitas secara manual sebelum menyimpan LPLPO.
Jawaban: Pada formulir LPLPO, gunakan tombol ➕ Tambah Obat dari Master ke LPLPO. Cari obat berdasarkan nama generik atau kode obat, lalu masukkan ke dalam rincian LPLPO bulan berjalan.
Centang tugas rutin di bawah ini. Status checklist akan tersimpan otomatis di perangkat Anda:
set_profil
Penerimaan PKM
Distribusi Sub Unit
Pemakaian PKM
LPLPO (Permenkes 74/2016)
BASO / KKR